Opini | Meningkatkan Kapasitas Administrasi Melalui Pelatihan Pengelolaan Arsip di Negeri SamethOleh Tim Pengabdi Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Ambon

NEGERI SAMETH, PULAU HARUKU – Di tengah tuntutan era digital dan keterbukaan informasi publik, pengelolaan arsip bukan lagi dianggap sekadar tumpukan dokumen yang tersimpan di rak-rak kantor. Arsip adalah tulang punggung administrasi pemerintahan yang efektif—ia menyimpan rekam jejak keputusan, menjadi acuan dalam perencanaan, dan berfungsi sebagai instrumen kontrol dalam membangun akuntabilitas serta transparansi.

Namun, realitas di lapangan masih menunjukkan adanya celah. Banyak desa, termasuk Negeri Sameth, masih bergulat dengan metode pengarsipan konvensional yang membuat dokumen mudah tercecer dan informasi sulit dilacak. Dalam konteks inilah, pelatihan pengelolaan arsip yang digagas oleh Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Ambon pada 26–27 Juni 2025 menjadi sangat krusial.

Pelatihan ini bukan sekadar agenda transfer ilmu, tapi sebuah ikhtiar peningkatan kapasitas yang menyasar langsung jantung administrasi pemerintahan desa. Dengan pendekatan berbasis teori dan praktik, para peserta—yang terdiri dari aparatur pemerintahan Negeri Sameth—diberi bekal pemahaman tentang jenis arsip, teknik pengelolaan, penggunaan perangkat lunak kearsipan, hingga simulasi pengambilan keputusan berbasis data.

Salah satu hal yang ditekankan dalam pelatihan ini adalah pentingnya transformasi budaya kerja di lingkup pemerintahan desa. “Kita tidak bisa lagi mengandalkan cara lama. Sistem kearsipan yang modern dan efisien adalah kebutuhan mutlak, bukan pilihan,” ujar Dr. Saul Ronald Jacob Saleky, koordinator tim pengabdi.

Manfaat Nyata, Dampak Luas

Evaluasi pasca pelatihan menunjukkan hasil menggembirakan: 85% peserta merasa peningkatan pemahaman mereka sangat signifikan. Mereka kini mampu mengidentifikasi jenis-jenis arsip seperti arsip administratif, keuangan, hukum, proyek, publikasi, dan digital, serta cara pengelolaan masing-masing.

“Dulu saya sering bingung mencari dokumen kegiatan yang sudah lama. Setelah ikut pelatihan ini, saya tahu harus menaruh dan memberi kode dengan sistematis,” ujar salah satu peserta.

Efisiensi pun meningkat. Dengan sistem pengkodean yang diperkenalkan dalam pelatihan, waktu pencarian dokumen berkurang drastis. Hal ini bukan hanya memudahkan kerja internal, tetapi juga mempercepat pelayanan kepada masyarakat.

Bagi Pemerintahan Negeri Sameth, pelatihan ini menjadi lompatan strategis dalam membangun birokrasi yang transparan dan akuntabel. Akses informasi yang cepat turut memperkuat proses pengambilan keputusan yang lebih data-driven, sekaligus menghindarkan desa dari potensi kehilangan arsip penting—sebuah kasus yang kerap terjadi dan merugikan pembangunan desa.

Belajar dari Tantangan, Bergerak ke Depan

Meskipun pelatihan ini memberi dampak positif, pelaksanaannya juga dihadapkan pada sejumlah tantangan. Keterbatasan waktu praktik menjadi salah satu keluhan utama peserta. Beberapa juga merasa materi terlalu padat untuk dicerna dalam waktu dua hari.

Karenanya, tim pengabdi merumuskan rencana tindak lanjut. Di antaranya, penyelenggaraan pelatihan lanjutan dengan fokus pada teknologi pengarsipan, membentuk komunitas belajar antarpeserta, hingga merancang modul pelatihan untuk topik-topik administratif lain seperti manajemen data dan pelayanan publik.

Pemerintah desa pun didorong untuk menyusun kebijakan kearsipan yang terstruktur, melakukan audit arsip secara berkala, dan menyediakan sumber daya yang cukup. Di sisi lain, akademisi diminta berperan aktif dalam riset dan pengembangan, serta kolaborasi jangka panjang dengan desa-desa untuk memperkuat tata kelola.

Kunci Kemajuan: Kesadaran dan Kemauan

Pada akhirnya, pelatihan ini bukanlah proyek satu kali. Ini adalah awal dari proses perubahan budaya kerja yang lebih profesional, modern, dan akuntabel. Kesadaran akan pentingnya arsip perlu terus dibangun. Tidak hanya oleh pemerintah desa, tetapi juga oleh seluruh elemen masyarakat dan dunia pendidikan.

Seperti yang ditegaskan dalam pelatihan ini: arsip adalah memori institusi. Dan ketika memori dijaga dengan baik, maka sejarah dapat dituliskan dengan jujur, kebijakan dapat dibuat dengan bijak, dan pelayanan publik dapat diberikan secara optimal.

Negeri Sameth telah mengambil langkah awal. Semoga langkah ini menjadi inspirasi bagi desa-desa lain di Maluku—bahkan Indonesia—untuk menyadari bahwa reformasi administrasi dimulai dari hal yang paling mendasar: mengelola arsip dengan benar.

---

Penulis: Tim Pengabdi

Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Ambon

Didukung oleh:

Dr. Saul Ronald Jacob Saleky, SE., M.Si

Deflin Tresye Nanulaitta, SE., M.Si

Maudy Marla Tanihatu, SE., M.Si

Leonora Ferdinandus, SE., M.Si

Maria Merlin Tetelepta, SE., M.Si

Wylda Olivia Kowey, SE., M.Si

Ventje Jefry Kuhuparuw, SE., M.Si

Stevanus Johan Gomies, SE., M.Si

Simson Melmambessy, SE., MM

Carla Carolien Tousalwa, SE., M.Si

Cynthia Imelda Tjokro, SE., M.Si

Victorio Fernando Nahuway, SE., MM

Dominggus Mingko Aboyaman, A.Md., SST

Valon Payer

Chiska Hahury